Rencontre avec Stéphanie Bujon, journaliste et auteure spécialisée dans l’organisation personnelle.

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Journaliste, auteure et animatrice d’ateliers périscolaires, Stéphanie Bujon nous raconte son parcours de « procrastinatrice émérite » devenue spécialiste de l’organisation.

« Savoir s’organiser », par Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt aux éditions Eyrolles.

Pouvez-vous vous présenter ? Quel est votre métier ?

Je m’appelle Stéphanie Bujon et j’ai plusieurs casquettes. À l’origine je suis journaliste, j’écris pour la presse féminine depuis 15 ans. En parallèle j’anime des ateliers périscolaires autours du journalisme dans des écoles primaires. Je suis également auteure, j’ai écrit 4 livres autours de l’organisation.

Comment faites-vous pour jongler entre ces différentes occupations au quotidien ?

J’applique ce que j’ai appris en faisant toutes mes recherches sur l’organisation. La base c’est un suivi hyper régulier. En effet, si on ne suit pas on oublie des choses. Donc je consulte mon agenda plusieurs fois par jours pour ne rien manquer.
En plus de toutes mes occupations, je suis également très étourdie ! C’est aussi pour cela que j’ai été amenée à chercher des méthodes d’organisation. Il existe des personnes qui savent s’organiser naturellement, sans outils, sans agenda. Ce n’est pas mon cas ! J’ai vraiment besoin de vérifier beaucoup de choses. D’avoir le nez souvent sur mon agenda, de faire des listes de tâches et de faire régulièrement des points sur ces listes.

Vos problèmes d’organisation vous ont donc amené à être une spécialiste dans ce domaine.

Oui, totalement ! Je pense que suis étourdie de naissance, c’est comme ça. Très tôt, à l’école, j’ai essayé de faire des plannings en me disant que j’arriverai peut être à les suivre. Comme beaucoup d’étourdis, je suis aussi une « procrastinatrice » émérite ! Malgré ça, j’étais plutôt de nature bonne élève. Je faisais beaucoup traîner les choses mais assez vite j’ai essayé de mettre en place des procédés, des plannings par exemple.
Finalement j’ai commencé à me soucier vraiment de cela quand je me suis retrouvée à être future maman. Là je me suis dit : « je ne pourrai pas m’en sortir comme ça, avec toutes ces choses dont je ne me rappelle jamais ».
Ce n’était pas envisageable. En plus je commençais à travailler chez moi. C’est plus facile quand on est dans un bureau et qu’on voit des gens qui nous relancent sur ce qu’on a à faire. Quand on voit tous les jours la personne à qui on doit remettre son boulot, le délai est écrit sur sa figure ! Quand on est chez soi tranquille et qu’on hésite entre regarder une vidéo sur Youtube ou aller se faire un café dans la cuisine, c’est plus délicat !
Les délais s’imposent moins, on se dit : « c’est pas grave, au pire je pourrai le faire dans la nuit ».

Comment avez-vous trouvé vos méthodes d’organisation ?

C’était au début des années 2000, il n’y avait pas grand chose sur ce sujet.
À l’époque, Stephanie Winston écrivait pas mal de choses sur l’organisation, mais surtout professionnelle. Elle parlait beaucoup de la gestion des réunions, qu’il fallait essayer de créer un ordre du jour, etc. La moitié du bouquin ne me parlait pas mais il y avait toute une partie sur le rangement, comment on arrive à organiser ses papiers et ses dossiers.
Par la suite j’ai poursuivi mes recherches et j’ai trouvé des sites américains. J’ai pris mon dictionnaire et j’ai traduit des tonnes de pages. Je me suis retrouvée sur des forums à discuter avec des mères de familles qui étaient dans la même situation que moi. J’avais plein de questions et pas mal de méthodes différentes pour y répondre. Très souvent sur le principe de la régularité, du suivi et de l’habitude. Prendre des habitudes, s’y tenir et régulièrement en prendre de nouvelles.
Plus tard j’ai créé un groupe de discussion qui s’appelait « Mamaison ». C’était sur un format mailing list, ça se faisait beaucoup dans les années 2000, après on a inventé Facebook ! En 2005 on était 700 sur ce groupe et c’est à ce moment-là que j’ai croisé Laurence Einfalt qui est devenue ma co-auteure. À l’époque, elle créait sa boite de conseil en organisation personnelle et professionnelle. On s’est dit: « le livre qu’on a jamais trouvé pour nous aider, il faut l’écrire ! » On a préparé un projet et on l’a envoyé à une quinzaine d’éditeurs. On a finalement signé avec les éditions Eyrolles.

Pourriez-vous nous donner quelques conseils pour s’organiser, que ce soit au travail ou dans sa vie quotidienne, sachant que les deux peuvent être assez liés quand on est freelance ?

Il y a le tout petit et le très grand. Le très grand c’est la vue d’ensemble. C’est de savoir ce qui est important pour soi. Ça peut changer d’une année à l’autre, d’un mois à l’autre et même d’un jour à l’autre. Si demain votre compagne accouche, à priori le plus important pour vous pendant quelques mois sera votre bébé. Ensuite, même si les enfants restent très important toute votre vie, il y a un moment où il faudra se recentrer sur le travail. On a des priorités selon les périodes et c’est essentiel de savoir ce qui est important pour soi.

“Apprendre à s’organiser c’est facile !”, par Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt aux éditions Eyrolles.

Il faut donc savoir fixer ses priorités ?

On ne les fixe pas forcément mais en tous cas il faut les connaître.

Vous avez parlé du très grand qui est la vue d’ensemble. Qu’est-ce que le « tout petit » ?

Le tout petit c’est le suivi heure par heure de ce qui fait nos vies.
C’est un des trucs hyper importants qu’on avait mis dans notre livre et pour ne pas oublier de faire les petites choses il n’y a que 2 possibilités :

  • La 1ère c’est de prendre l’habitude de les faire très régulièrement. Par exemple la majorité des gens n’oublient pas de se laver les dents. Pourquoi ? Parce qu’ils ont l’habitude de le faire tous les jours, à un moment précis. C’est ancré dans un cheminement et on ne peut pas faire sans. On prend des habitudes et comme elles apportent du bien être, on les garde.
  • La 2e possibilité, c’est de noter les choses qu’on ne fait pas tous les jours. Soit sur son agenda car il y a un moment précis où elles doivent se passer. Soit sur une liste, si c’est quelque chose à faire dans le mois, la semaine ou la journée. On parle aujourd’hui des « bullet journal », on peut aussi le faire aussi avec un logiciel ou un papier, mais en tous cas il faut noter ce qu’on doit faire.

Comment fait-on le lien entre la vue d’ensemble et le détail ?

Pour ramener le détail à l’ensemble, il y a le suivi. On doit prendre du temps pour faire des points. Ça peut être une fois par semaine, une fois par mois. On regarde ce qu’on a fait ces derniers temps, on voit ce qui est en cours ou ce qui est terminé. Ensuite on peut remettre en question ce que l’on a fait selon les priorités que l’on connaît.

Donc faire des bilans réguliers peut permettre de revoir ses priorités ?

Oui, parfois on laisse traîner des listes de tâches pendant des mois et quand on fait le bilan on se dit: « finalement si je ne l’ai pas fait c’est que ça ne correspond à rien de ce dont j’ai besoin maintenant. »

Vous utilisez des outils pour vous organiser ?

En fait je change d’outils très régulièrement. Ce qui n’est pas forcément une très bonne idée ! J’ai tendance à m’enthousiasmer pour la nouveauté et à me lasser assez vite. Je ne sais pas si c’est parce que ça me plaît ou si c’est parce que je trouve toujours un autre truc plus amusant.

“Se simplifier la vie”, par Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt aux éditions Eyrolles.

À votre avis est ce que tout le monde peut devenir organisé ?

Si je suis devenue organisée, à priori tout le monde peut y arriver !
Bien sûr il y a des personnes pour lesquelles c’est très compliqué, je pense notamment à celles qui ont des troubles de la concentration, qui sont étourdies à l’extrême. Après il y aussi des personnes qui ne veulent pas être organisées.

Elles n’en n’ont pas envie ? Pas besoin ?

On connait tous quelqu’un dont on sait qu’il ne sera jamais à l’heure à un rendez-vous. Les premières fois on lui dit qu’on l’a attendu et que ce retard nous a fait rater quelque chose. Puis au bout de la 10e fois, on fait avec. Quand on demande à ces personnes pourquoi elles ne s’organisent pas mieux, on a souvent des réponses du type : « je suis un artiste », « c’est pas mon truc », etc.

C’est donc une question de volonté et de méthode à appliquer ?

Effectivement, si on arrive à commencer c’est bon. C’est le problème de la procrastination, on reporte au maximum le moment de démarrer. Mais quand on commence à s’organiser et qu’on voit les premiers résultats, et ça vient assez vite, cela apporte une certaine sérénité. On ne se dit plus qu’on va être en retard à son rendez-vous, on ne perd plus d’énergie à se justifier. C’est très stressant d’être en retard, que ce soit pour un rendez-vous mais aussi pour un rendu dans le travail. Ça devient même une obsession. Le fait d’être organisé, ne serait-ce qu’un peu, apporte un repos du cerveau.

Ce bien-être c’est un moyen de mesurer l’efficacité d’une organisation ?

Oui, après il y a différents points de vue. Si vous vous mettez à la place d’un employeur par exemple, il pourra juger d’une organisation sur la productivité car les personnes organisées sont plus productives. Maintenant si on se place de son point de vue personnel, cela apporte une sérénité vis-à-vis de soi mais aussi dans ses relations avec les autres.
Quand on est freelance, il y a une relation avec un client. Si on passe son temps à se justifier parce qu’on est en retard ou qu’on ne fait pas ce qu’on a dit qu’on allait faire, on finit par culpabiliser. Et en face on a quelqu’un qui considère qu’on n’est pas fiable.

Un conseil d’organisation pour les freelances qui débutent leur activité ?

Concernant l’organisation, j’avais pour ma part choisi de mélanger le pro et le perso. Dans mes articles j’écris beaucoup sur la vie de famille, le couple, etc. Chez moi le bureau occupe une partie du séjour.

Donc votre conseil c’est de ne pas dissocier vie pro et vie perso ?

Pour moi tout va ensemble, c’est difficile d’avoir 2 agendas différents. C’est compliqué de faire autrement car les rendez-vous perso vont impacter le pro et inversement.

Retrouvez plus d’infos sur les livres de Stéphanie Bujon co-écrits avec Laurence Einfalt, notamment « Apprendre à s’organiser c’est facile », sur le site des Éditions Eyrolles.

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